Warum SharePoint das bessere QM-System ist

Expertin für zukunftssichere Unternehmen

Du hast bereits Microsoft 365 im Einsatz, kämpfst aber mit der Frage, ob du für dein Qualitätsmanagement eine zusätzliche Spezialsoftware brauchst? Die Antwort könnte dich überraschen: SharePoint ist nicht nur eine Alternative – es ist für viele Unternehmen die bessere Wahl.

Während klassische QM-Software oft teuer, starr und isoliert vom Arbeitsalltag funktioniert, bietet SharePoint als QM-System eine Lösung, die dort funktioniert, wo deine Teams ohnehin arbeiten. Kein Medienbruch. Keine zusätzlichen Schulungen. Kein Dokumentenfriedhof.

In diesem Artikel erfährst du, warum SharePoint als Qualitätsmanagement-System nicht nur technisch überzeugt, sondern auch deine Mitarbeitenden begeistert – und wie du in nur 4 Wochen ein ISO-9001-konformes QM-System aufbauen kannst.

Was macht ein gutes QM-System aus?

Bevor wir in die Tiefe gehen, lass uns kurz klären: Was braucht ein QM-System wirklich?

Ein gutes Qualitätsmanagementsystem sollte:

Transparent und aktuell

sein – jeder findet sofort, was er braucht

Im Arbeitsalltag integriert

sein – nicht als zusätzliche Belastung wahrgenommen werden

Einfach zu pflegen

sein – ohne dass ein QMB die Hälfte seiner Woche mit Dokumentenpflege verbringt

Auditfähig

sein – alle relevanten Nachweise sind strukturiert und nachvollziehbar

Flexibel anpassbar

sein – weil sich Prozesse und Anforderungen ständig ändern

Klingt logisch, oder? Doch viele klassische QM-Softwarelösungen erfüllen genau diese Anforderungen nicht. Sie sind kompliziert, teuer und stehen isoliert neben den eigentlichen Arbeitsprozessen.

SharePoint hingegen ist bereits da, wo deine Teams arbeiten – in Microsoft 365, direkt neben Teams, Outlook und OneDrive.

SharePoint als QM-System: Die Vorteile auf einen Blick

Keine zusätzliche Software nötig

Stell dir vor: Du musst keine neue Software kaufen, keine zusätzlichen Lizenzen verwalten und keine separate Infrastruktur aufbauen. SharePoint ist bereits Teil deiner Microsoft-365-Umgebung. Das spart nicht nur Kosten, sondern auch Implementierungszeit.

Konkret bedeutet das:

Keine zusätzlichen Lizenzkosten (SharePoint ist in den meisten Microsoft-365-Plänen enthalten)

Keine aufwändige IT-Integration oder Schnittstellenprogrammierung

Keine separate Benutzerverwaltung – deine Mitarbeitenden sind bereits im System

Integration in den Arbeitsalltag

Hier liegt der größte Vorteil:

QM dort, wo gearbeitet wird.

Deine Mitarbeitenden müssen nicht zwischen verschiedenen Systemen hin- und herspringen. Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Vorlagen sind direkt in SharePoint verfügbar – und können aus Teams, Outlook oder direkt aus dem Browser aufgerufen werden.

Das bedeutet:

Weniger Widerstand

bei der Einführung, weil die Oberfläche vertraut ist

Höhere Akzeptanz

, weil QM nicht als „Extra-Aufgabe“ wahrgenommen wird

Schnellere Einarbeitung

, weil keine zusätzlichen Schulungen für ein neues Tool nötig sind

Automatisierung mit Power Automate

Ein lebendes QM-System braucht regelmäßige Aktualisierung. Mit Power Automate lassen sich Workflows automatisieren, die sonst manuell erledigt werden müssten:

Erinnerungen an Dokumentenprüfungen

Automatische Freigabeprozesse für neue Dokumente

Benachrichtigungen bei Änderungen in Prozessbeschreibungen

Eskalationen bei überfälligen Aufgaben

So bleibt dein QM-System aktuell – ohne dass der QMB ständig hinterherlaufen muss.

Berichte auf Knopfdruck mit Power BI

Kennst du das? Vor jedem Audit beginnt die Hektik: Berichte zusammenstellen, Daten aus verschiedenen Quellen zusammensuchen, Excel-Listen aktualisieren. Mit Power BI wird das überflüssig.

Du kannst:

Managementbewertungen automatisiert generieren

Auditprotokolle übersichtlich darstellen

Kennzahlen in Echtzeit visualisieren

Das spart nicht nur Zeit, sondern gibt dir auch jederzeit einen aktuellen Überblick über den Zustand deines QM-Systems.

Klares Rahmengerüst mit kreativer Freiheit

SharePoint bietet dir ein strukturiertes Rahmengerüst – Leitlinien, innerhalb derer sich deine Teams kreativ bewegen können. Das ist besonders wichtig in dynamischen Unternehmen, die nicht in starre Prozesse gepresst werden wollen.

Das bedeutet konkret:

Klare Vorgaben für ISO-relevante Prozesse

Flexible Gestaltungsmöglichkeiten für abteilungsspezifische Abläufe

Raum für kontinuierliche Verbesserung ohne System-Umbau

ISO 9001 mit SharePoint: Ist das überhaupt möglich?

Die kurze Antwort:

Ja, absolut.

SharePoint eignet sich hervorragend als QM-System für die ISO 9001, weil es alle Anforderungen der Norm erfüllen kann:

Dokumentenlenkung

: Versionierung, Freigabeprozesse und Zugriffskontrolle sind integriert

Prozessmanagement

: Prozesse lassen sich strukturiert abbilden und verlinken

Nachweisführung

: Alle relevanten Nachweise sind zentral und nachvollziehbar gespeichert

Kontinuierliche Verbesserung

: Änderungen können schnell umgesetzt und dokumentiert werden

Tatsächlich nutzen bereits zahlreiche Unternehmen SharePoint erfolgreich für ihre ISO-9001-Zertifizierung. Der Vorteil: Die Dokumentation ist nicht nur auditfähig, sondern wird auch tatsächlich gelebt – weil sie im Arbeitsalltag präsent ist.

Vergleich: SharePoint vs. klassische QM-Software

Lass uns ehrlich sein: Klassische QM-Software hat ihre Berechtigung. Aber für viele kleine und mittelständische Unternehmen ist sie überdimensioniert, teuer und kompliziert.

Klassische QM-Software

Vorteile:

Speziell für QM entwickelt

Oft branchenspezifische Vorlagen

Umfangreiche Funktionen für komplexe Anforderungen

Nachteile:

Hohe Lizenz- und Implementierungskosten

Zusätzliche Schulungen notwendig

Isoliert vom Arbeitsalltag – Medienbrüche unvermeidlich

Oft starr und schwer anpassbar

Hoher Wartungsaufwand

SharePoint als QM-System

Vorteile:

Bereits vorhanden – keine zusätzlichen Lizenzkosten

Integration in Microsoft 365 – kein Medienbruch

Flexible Anpassung an Unternehmensprozesse

Automatisierung mit Power Automate möglich

Reporting mit Power BI

Hohe Akzeptanz durch vertraute Oberfläche

Nachteile:

Erfordert initiale Strukturierung und Setup

Keine out-of-the-box QM-Lösung (aber: Vorlagen wie WIKIpro lösen das)

Benötigt SharePoint-Know-how für optimale Nutzung

Fazit:

Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, ist SharePoint in den meisten Fällen die wirtschaftlichere und praxistauglichere Lösung.

Praxisbeispiel: Vom Papierchaos zum digitalen QM in 4 Wochen

Stell dir vor: Ein mittelständisches Produktionsunternehmen mit 80 Mitarbeitenden steht vor der ISO-9001-Zertifizierung. Das bisherige QM-System? Ein Mix aus Word-Dokumenten, Excel-Listen und Papierordnern.

Die Herausforderung:

Keine zentrale Ablage

Dokumente in verschiedenen Versionen im Umlauf

Hoher Aufwand bei der Auditorbereitung

Mitarbeitende finden Informationen nicht

Die Lösung mit SharePoint:

In nur 4 Wochen wurde ein vollständiges, ISO-9001-konformes QM-System in SharePoint aufgebaut:

Woche 1

: Analyse der bestehenden Prozesse und Übertragung in eine strukturierte SharePoint-Umgebung

Woche 2

: Einrichtung der Dokumentenlenkung, Freigabeprozesse und Berechtigungen

Woche 3

: Schulung der SharePoint-Redakteure und QM-Verantwortlichen

Woche 4

: Finalisierung, Testläufe und Go-Live

Das Ergebnis:

Dokumentationsaufwand um 60 % reduziert

Auditvorbereitungszeit von 3 Wochen auf 3 Tage verkürzt

Mitarbeitende finden Informationen in Sekunden statt Minuten

QM wird als Unterstützung wahrgenommen, nicht als Bürokratie

„Mit der Hilfe von Anne hatten wir unser altes System innerhalb von vier Wochen in SharePoint übertragen. Und damals gab es die heutigen Möglichkeiten der KI, die wir heute in SharePoint nutzen, noch gar nicht.“ Thomas Schirrholz, Einkäufer, Hubert von Carnap GmbH & Co.KG

Häufige Fehler beim Aufbau eines QM-Systems in SharePoint

Auch wenn SharePoint als QM-System viele Vorteile bietet, gibt es typische Stolperfallen, die du vermeiden solltest:

Fehler 1: Keine klare Struktur

Das Problem:

SharePoint wird einfach als „digitaler Ordner“ genutzt, ohne durchdachte Informationsarchitektur. Das Ergebnis: Seiten-Chaos und Nutzerfrust.

Die Lösung:

Entwickle eine klare, logische Struktur, die sich an den tatsächlichen Arbeitsprozessen orientiert. Nutze Metadaten und Suchfunktionen, damit Informationen schnell gefunden werden.

Fehler 2: Zu viel auf einmal

Das Problem:

Der Versuch, alle Unternehmensprozesse auf einmal zu digitalisieren, führt zu Überforderung und Projektstau.

Die Lösung:

Starte mit den ISO-relevanten Kernprozessen und baue schrittweise aus. Ein „Minimal-QM“ ist besser als ein nie fertig gestelltes Mammutprojekt.

Fehler 3: Keine Schulung der Anwender

Das Problem:

Mitarbeitende wissen nicht, wie sie SharePoint nutzen sollen, und fallen in alte Muster zurück.

Die Lösung:

Investiere in gezielte Schulungen – nicht nur für Redakteure, sondern auch für alle Anwender. Zeige den konkreten Nutzen im Arbeitsalltag.

Fehler 4: Dokumentenfriedhof statt lebendes System

Das Problem:

Dokumente werden hochgeladen, aber nie aktualisiert. Das QM-System wird zur digitalen Ablage ohne Mehrwert.

Die Lösung:

Implementiere automatisierte Workflows für Prüfzyklen und Aktualisierungen. Mache Verantwortlichkeiten klar und nutze Erinnerungen.

Die Rolle von KI: SharePoint wird noch smarter

2026 ist ein spannendes Jahr für SharePoint-Nutzer. Mit der Integration von Microsoft Copilot und anderen KI-Funktionen wird die Arbeit mit SharePoint noch effizienter:

Automatische Zusammenfassungen

von Dokumenten und Seiten

Intelligente Suchfunktionen

, die Kontext verstehen

Schnelle Erstellung von FAQs und Prozessbeschreibungen

durch KI-Unterstützung

Vorschläge für Strukturverbesserungen

basierend auf Nutzungsverhalten

Was früher Wochen oder Monate dauerte – Wissen aufbereiten, Strukturen erstellen, FAQs formulieren – kann heute in wenigen Tagen umgesetzt werden. Die neue KI lässt SharePoint interaktiv werden: Du kannst sozusagen innerhalb der Leitlinie direkt die Arbeit erledigen.

Best Practices: So holst du das Maximum aus SharePoint als QM-System

1. Nutze vorkonfigurierte Vorlagen

Starte nicht bei Null. Nutze erprobte Vorlagen wie WIKIpro, die speziell für ISO-Normen entwickelt wurden. Das spart Zeit und stellt sicher, dass du nichts Wichtiges vergisst. Und heutzutage sind nicht nur Vorlagen, sondern erprobte KI-Prompts, für die automatische Erstellung von Seiten, die noch viel besser Wahl.

2. Integriere QM in den Alltag

Verlinke Prozessbeschreibungen direkt in Teams-Kanälen, wo die jeweiligen Abteilungen arbeiten. Nutze Planner für Aufgabenverfolgung und binde diese in SharePoint ein.

3. Automatisiere Routineaufgaben

Nutze Power Automate für:

Freigabeprozesse

Erinnerungen an Dokumentenprüfungen

Benachrichtigungen bei Änderungen

Eskalationen bei Verzögerungen

4. Mache Wissen sichtbar

Nutze SharePoint als „internes Google“ – mit leistungsstarker Suche, Metadaten und klaren Kategorien. Jeder sollte in Sekunden finden, was er braucht.

5. Baue eine Community auf

QM lebt von Austausch und kontinuierlicher Verbesserung. Nutze SharePoint-News, Diskussionsforen und regelmäßige Online-Sessions, um Wissen zu teilen und Fragen zu klären.

Für wen eignet sich SharePoint als QM-System besonders?

SharePoint als QM-System ist ideal für:

Unternehmen ab 2 Mitarbeitenden

, die bereits Microsoft 365 nutzen oder nutzten wollen

Unternehmen in der Produktion und Dienstleistung

, die ISO 9001, 14001 oder 45001 anstreben

Organisationen mit Remote- oder Hybrid-Arbeitsmodellen

, die ortsunabhängigen Zugriff brauchen

Unternehmen, die Wert auf Integration legen

und keine Insellösungen wollen

QM-Beauftragte, die effizienter arbeiten wollen

und nicht in Dokumentenpflege ertrinken möchten

Wenn du bereits Microsoft 365 im Einsatz hast und ein flexibles, lebendiges QM-System aufbauen möchtest, ist SharePoint die logische Wahl.

Der Weg zum zertifizierungsreifen QM-System in 4 Wochen

Du fragst dich, wie das konkret funktioniert? Hier ist der Fahrplan:

Woche 1: Analyse und Konzeption

Bestandsaufnahme: Welche Prozesse gibt es bereits?

Festlegung der relevanten ISO-Anforderungen