Die Ausgangslage
Ein mittelständisches Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe, 45 Mitarbeiter. Der größte Kunde verlangt eine ISO-9001-Zertifizierung — Deadline: 3 Monate. Das Problem: Kein bestehendes QM-System. Nur Word-Dokumente, Excel-Listen und viel Erfahrungswissen in den Köpfen der Mitarbeiter.
Die Herausforderung
- Keine QM-Erfahrung im Unternehmen
- Zeitdruck durch Kundenanforderung
- Microsoft 365 war zwar vorhanden, wurde aber kaum genutzt
- Die Geschäftsführung wollte kein "Papiertiger"-System, sondern eines, das im Alltag funktioniert
Die Lösung: WIKIpro in SharePoint
Woche 1: Bestandsaufnahme & Setup
Gemeinsamer Workshop mit der Geschäftsführung und den Abteilungsleitern. Kernprozesse identifiziert, Verantwortlichkeiten geklärt. Parallel: WIKIpro in SharePoint installiert — fertige Struktur mit allen ISO-relevanten Seiten.
Woche 2: Prozesse dokumentieren
Die Abteilungsleiter haben ihre Prozesse direkt in SharePoint dokumentiert. Kein Word, kein E-Mail-Versand — direkt im System. Mit den WIKIpro-Vorlagen wussten sie genau, was zu tun ist.
Woche 3: Workflows & Schulung
Power-Automate-Workflows für Dokumentenfreigabe und Maßnahmenverfolgung eingerichtet. Schulung für alle Mitarbeiter über die Einarbeitungsseite in SharePoint.
Woche 4: Review & Feinschliff
Internes Audit durchgeführt, letzte Lücken geschlossen, Managementbewertung erstellt. System ready für den Auditor.
Das Ergebnis
Zertifizierung beim Erstaudit bestanden. Der Auditor war besonders beeindruckt von der Durchgängigkeit des Systems und der Tatsache, dass die Mitarbeiter es tatsächlich nutzen und verstehen.
- 4 Wochen von Null zum zertifizierungsbereiten System
- 100 % digital — kein einziger Aktenordner
- Mitarbeiter-Akzeptanz von Anfang an hoch
- System wird bis heute aktiv genutzt und weiterentwickelt
Was du daraus lernen kannst
Es muss nicht 6 Monate dauern. Es muss nicht kompliziert sein. Mit der richtigen Vorlage und der richtigen Begleitung ist ein zertifizierungsbereites QM-System in 4 Wochen realistisch.
Du stehst vor einer ähnlichen Herausforderung? Lass uns reden.
Bereit für den nächsten Schritt?
Lass uns in einem kostenlosen Erstgespräch herausfinden, wie ich dein Unternehmen unterstützen kann.
Erstgespräch buchen